Bilgi teknolojilerinin hızlı gelişimi kurumların iş ve işlemlerinde değişiklikler yapmasını zorunlu kılmış, gerçekleştirilmekte olan ve gerçekleştirilmiş olan işlemler elektronik ortama taşınmıştır. Bilgi ve belge yönetimindeki yenilikçi yaklaşımlar sayesinde elektronik belge yönetim sistemleri, dijitalleştirme ve e-arşiv sistemleri kurumlara kolaylık sağlamanın yanında, iş ve işlemlerini hızlı ekonomik ve verimli şekilde gerçekleştirmelerini sağlamıştır. Söz konusu sistemlerin bilişim boyutunu oluşturan yazılımların geliştirilmesi/kurumsallaştırılması ve sürdürülebilirliklerinin sağlanması ile kurumsal belleklerin geleceği ise üzerinde durulması gereken önemli bir boyutu oluşturmaktadır.
Kurumlarda dijitalleştirme çalışmaları ve e-arşiv sistemlerinin oluşturulması sadece belgelerin taranmasından ve yazılım/donanım sağlanmasından ibaret değildir. Dijitalleştirme ve e-arşiv sistemleri, dijital arşiv kaynaklarının sağlanması, tanımlanması, düzenlenmesi, ilişkisel bütünlüğünün korunması, üstverilerinin belirlenmesi, erişim ilkeleri, değerlendirme-ayıklama-imha ve uzun süre koruma çalışmalarını, güvenli ve yetkilendirilmiş erişimi, diğer sistemlerle entegrasyonu içeren sürecin yönetimini gerektirmektedir.
Bu bağlamda Sempozyum, kurum ve kuruluşların gereksinimlerini karşılayacak arşiv belgelerinin dijitalleştirilmesinde izlenecek yöntemlerin belirlenmesi ve kurumların gereksinimlerini karşılayacak e-arşiv sistemi yapısının ve bileşenlerinin belirlenerek kurum ve kuruluşlarda gerçekleştirilecek dijitalleştirme çalışmaları için farkındalık oluşturmayı ve bu alanda yol gösterici olmayı, kurumsal belleklerin geleceğini belirlemeyi ve güvence altına almayı hedeflemektedir.
Sempozyuma kamu kurum ve kuruluşları ile tüm üniversiteler davet edilmektedir. Nitekim ilgili çalışma yapan araştırmacıların, kamu kurum ve kuruluşları ile tüm üniversitelerin belge yöneticileri, arşivcileri ve bilgi işlem birimlerinin teknik personelinin katılımı beklenmektedir.
Ankara Üniversitesi ev sahipliğinde Ankara Üniversitesi BEYAS Koordinatörlüğü ve Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından düzenlenen ve Ankara Üniversitesi Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü, Marmara Üniversitesi Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü İşbirliği ile TÜRKSAT A.Ş. ana sponsorluğunda 22-23 Ekim 2015 tarihlerinde gerçekleştirilmek üzere düzenlenen sempozyumun ana teması “Kurumsal Belleklerin Geleceği: Dijitalleştirme-Elektronik Arşiv-Elektronik Belge Yönetimi Uygulamaları” olarak belirlenmiştir. Bununla birlikte sempozyumda e-arşiv uygulamaları, dijitalleştirme, e-arşiv yazılımları, e-arşiv yönetimi, EBYS yazılımları ve uygulamaları, e-arşivlerde dijitalleştirmede süreç yönetimi, kurumsallaştırma ve sürdürülebilirlik, güvenli ve yetkilendirilmiş erişim, dijitalleştirmenin hukuki boyutları, dijitalleştirmenin yasal süreçlere ve yönetim Süreçlerine etkileri ve benzeri konular, alanlarında uzman akademisyen ve uygulamacılar tarafından ayrıntılı olarak ele alınacaktır.
